¿Saturado del exceso de spam y correos innecesarios? Aquí algunos consejos para limpiar la bandeja de entrada

Querida familia, en la vida moderna el correo tradicional ha perdido fuerza frente a la revolucionaria llegada del correo electrónico. Su ventaja fundamental radica en la sorprende rapidez con la que el destinatario recibe su ‘correspondencia’, no importa desde donde se ‘despache’, en cuestión de segundos el destinatario recibe la información.

Los proveedores de correo electrónico ofrecen herramientas para deshacerse del spam, pero muchos usuarios las desconocen

El correo electrónico sigue siendo una de las principales vías de comunicación que utilizan los usuarios; de hecho, para muchos profesionales es una de sus herramientas clave dentro de su jornada laboral. Si bien es cierto que el correo electrónico es una herramienta fundamental, también es una de las más odiadas por los usuarios y puede llegar a provocar cierta ansiedad cuando no somos capaces de llegar a vaciar nuestra bandeja de entrada (‘inbox zero’). Teóricamente, el correo electrónico es un medio de comunicación asincrónico; es decir, el destinatario de un mensaje no tiene por qué contestar de manera instantánea. Sin embargo, la dinámica del día a día nos ha llevado a una serie de malas prácticas que han convertido el correo electrónico casi en un chat y esperamos respuestas instantáneas y sin demasiada demora. De hecho, dentro de esta vorágine del mal uso, es habitual encontrar usuarios con su cliente de correo constantemente abierto que dejan de hacer la tarea que estaban ejecutando porque, simplemente, vieron una notificación de correo nuevo.

En promedio un empleado revisa su email 36 veces por hora, y emplea 13 horas a la semana leyendo, eliminando, enviando y organizando emails

Respecto, ¿te sorprendería saber que el correo electrónico comienza a tener influencia negativa en el espacio laboral? Pues sí la tiene. En promedio un empleado revisa su email 36 veces por hora, y emplea 13 horas a la semana leyendo, eliminando, enviando y organizando emails. Cada vez que nos distraemos con un email, tardamos un promedio de 16 minutos ¡sí, 16 minutos! en volver a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando antes. Pero la cosa se pone incluso peor: los empleados que revisan su email con frecuencia experimentan una disminución de 10 puntos en su CI (el equivalente a una noche entera sin dormir). Nuestras bandejas de entrada, antes almacén de mensajes importantes, se han convertido en una puerta abierta a todo tipo de contenido. Una gran parte de estos mensajes son spam, y una ínfima parte la conforman mensajes urgentes, útiles o que vale la pena abrir, por lo que va en aumento la tendencia “inbox-zero” (cero mensajes en la bandeja de entrada), insisten en que lo mejor es filtrar sistemáticamente toda esa cantidad de mensajes, atender a cada uno de estos y limpiar nuestra bandeja de entrada a diario. Pero muchas veces esto no basta, por lo que hay que implementar otras estrategias más efectivas con el fin de frenar el desquiciado aumento de la bandeja de entrada y con ello poner fin a las pausas distractoras durante las horas de productividad. De manera que repasamos algunas ideas, consejos y trucos que nos pueden ayudar a gestionar nuestro correo electrónico y dejar de ser unos esclavos del email:

1. Reduce el número de mensajes que ves con una herramienta como SaneBox. SaneBox utiliza un algoritmo para organizar la totalidad de los mensajes de tu bandeja de entrada. Los mensajes no considerados prioridad se almacenan automáticamente en una carpeta específica (SaneLater), que podrás revisar cuando mejor te convenga. Sanebox trabaja con los principales proveedores de email, como Gmail, Outlook y Yahoo. Además, tiene un precio asequible y es sencillo de utilizar.

2. Utiliza ‘Canned Responses’ para mensajes que envíes con frecuencia. ¿A menudo escribes las mismas respuestas por email una y otra vez? La funcionalidad de Canned Responses de Gmail es la solución perfecta para esto. Esta herramienta te permite crear una biblioteca de los mensajes que envías con frecuencia, a los que podrás acceder cuando redactes un email con tan sólo dos clics. Gmail incluye automáticamente el mensaje al principio de tu respuesta; lo único que debes hacer es darle a enviar.

3. Sal de cadenas de emails de grupos que no te interesen con la funcionalidad “Silenciar” de Gmail. Es increíble que tan pocas personas conozcan el botón “Silenciar” de Gmail. Gracias a este, podrás hacer desaparecer esas cadenas de emails aburridas en las que participan demasiados compañeros de trabajo. La próxima vez que un email de grupo comience a bombardear tu bandeja de entrada, simplemente selecciona la conversación y haz clic en “Silenciar” en el menú desplegable titulado “Más”.

4. Utiliza las redes sociales para conversaciones de grupos. Siguiendo con el tema de las cadenas de mensajes sin interés, el email nunca fue diseñado para el trabajo en equipo. Si intentas establecer la hora de una reunión en un email de grupo, verás esto claramente. Los mensajes llenan la pantalla, lo que hace que los usuarios tengan que moverse rápidamente dentro de la conversación para estar al tanto de lo que pasa. Una mejor opción sería utilizar herramientas internas de “networking” como Yammer, que incluyen cadenas de discusión al estilo de Facebook. De esta manera, varios empleados pueden publicar, responder y ver mensajes de manera centralizada y en tiempo real. Esto ayuda a ahorrar muchísimo tiempo, además de permitir que las cadenas de mensajes centrales puedan buscarse de manera pública.

5. Pide a tus amigos que no te bombardeen el correo electrónico con mensajes personales. Hay que dejar claro a los amigos y allegados que el correo electrónico no es un ‘café exprés’ para hacer confidencias y contar cómo estuvo la fiesta del fin de semana. Detenerse en horas productivas para leer este tipo de correo es una costosa pérdida de tiempo que aumenta los niveles de estrés y la ansiedad debido a la distracción, pues el email no es una ‘red social’. 

Cada vez que nos distraemos con un email, tardamos un promedio de 16 minutos ¡sí, 16 minutos! en volver a concentrarnos en la tarea que estábamos realizando antes

El correo electrónico es una de los grandes medios de comunicación en la actualidad, que sea realmente útil depende de cómo gestionemos la bandeja de entrada, la idea es que este medio sea una herramienta que nos ayude a ser productivos, no una distracción que puede llegar a costar el empleo y además ganarnos más niveles de estrés. ¡Saludos!

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Fuentes informativas

Sitios Web

http://diario.latercera.com/2013/03/09/01/contenido/tendencias/26-131666-9-la-pesadilla-de-los-emails-sin-leer-tiene-solucion.shtml

http://runrun.es/tech/142024/5-consejos-para-acabar-con-el-exceso-de-correos-electronicos.html

http://imapas.net/2013/12/16/ideas-y-consejos-para-ser-mas-productivos-al-gestionar-el-correo-electronico/

Imágenes

http://www.downloadsource.es/como-elegir-el-nombre-de-tu-correo-electronico-y-su-dominio/n/2116/

http://www.noticiasdot.com/wp2/2014/07/30/el-correo-electrnico-corporativo-produce-estrs-cada-empleado-recibe-diariamente-una-media-de-121-correos/

http://www.telemundo47.com/noticias/Nuevo-sistema-para-evitar-la-distraccion-201633101.html

http://www.pcpro.co.uk/blogs/2010/11/10/the-ten-best-spam-comments-left-on-pc-pro/

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